השקעה בתוכנה ולא במטר מרובע

בשנים האחרונות, בעקבות השינויים הטכנולוגיים, חברות ומשרדים רבים עוברים לעבודה ללא ניירת. הסיבה לנקיטת צעד זה היא חסכון אדיר במשאבי אנוש, זמן וכסף. כל בעליה של חברה או משרד מעדיף שעובדיו יעסקו בפן המקצועי, או בהתמחותם הספציפית במשרד, מאשר יעסקו באירכוב הקלסרים. לאחרונה שעסקנו בייעוץ לאחת העיריות בארץ נתגלתה נקודה מדהימה. בעירייה כמאה עובדים ומתוכם 20 עוסקים באירכוב. כמובן שמשכורת כל עובד הנה למעלה ממינימום משכורת, וכך יוצא שהוצאות המשכורת בספרי הנהלת החשבונות המוקצים לאותם עובדים עומדים על 1,200,000 ₪ בשנה. המצב אינו שונה אצל חברות, וגם חברות פרטיות יכולות להוזיל עלויות ע"י העסקת עובד, או חברה ב-Out Sourcing המתמחה באירכוב ואחסון מידע אלקטרוני. בחישוב מול אותו גוף צפינו בבירור בהפחתת העלויות ל-120,000 ₪ בשנה ואפילו פחות. בחברות הותיקות שבישראל המידע מאוחסן בקלסרים ותיקיות. כיום הוצאות השכירות בערים המרכזיות הנם גבוהות, והוצאות אחסון המידע נעשה יקר גם הוא, מה שהופך את השימוש בקלסרים ותיקיות לא כדאי ויקר יתר על המידה. באחד מבתי החולים בארץ ראיתי ארכיון שלא מבייש בגודלו את אצטדיון בלומפילד, ואותו המוסד מעדיף לנקוט ב"דרך הישנה" של תיוק מסמכים. לאחרונה קיבלנו פניה רצינית מאותו גוף ואנו כיום כבר בשלבי סיכומים לקראת אירכובו האלקטרוני של כל המידע. מלבד האחסון היקר יש גם חשש לכל הניירת אשר לא נשמר בצורה טובה ובטוחה, בלאי טבעי ופגעי טבע אשר הינם בלתי נמנעים מכורח המציאות ומשך הזמן החולף על המסמכים הישנים. באחת מהעיריות בארץ נשרפה לא מזמן מחלקת הרווחה, ויחד עם כל הציוד נשרפה גם ניירת המכילה את כל המידע של העובדים הסוציאליים לגבי אותו בני עיר.
הכותב הנו מנכ"ל חברת קופי סקאן – שירותי סריקה מתקדמים, המתמחה באירכוב אלקטרוני, סריקת מסמכים, תמונות ושרטוטים מכל סוג ובהיקפים של מיליוני מסמכים בחודש. חברתנו נותנת ייעוץ בחינם במשרדנו או במשרדכם, ונשמח גם לענות על שאלותיכם בכל תחומי הסריקה והאירכוב.

טל': 050-8750895
פקס': 08-9244890
מייל: info@copyscan.co.il
אתר אינטרנט: http://www.copyscan.co.il